¿Sabes qué es un sistema? Pues en modo general es un conjunto de normas e instrucciones que regulan el funcionamiento de un grupo o colectividad. No obstante, vayamos esta vez de vuelta al colegio.
¿Recuerdas las clases de anatomía? Entonces pensarás en los sistemas de órganos y la importancia de su trabajo conjunto para el cuerpo humano. Cada uno realiza funciones específicas y diferentes, pero todos comparten el hecho de hacerlo de forma coordenada, tal como un fino engranaje.
Así como sucede con los órganos, los sistemas se comunican y realizan tareas complicadas en estrecho vínculo para mantener cierto equilibrio y eficacia. Si hablamos de aspectos tecnológicos veremos que funcionan de igual manera: en estrecha relación y altamente organizados.
Referirse, por tanto, a dichos elementos y no mencionar los sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo y los sistemas de trabajo colaborativo asistidos por ordenador, sería una equivocación tremenda.
¿Habías escuchado hablar de ellos?
¿Qué son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo?
Los sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupos (GDSS) son sistemas basados en computadora que están diseñados para respaldar soluciones y el proceso de toma de decisiones en colaboración de un grupo.
Los GDSS facilitan la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo, facilitan la resolución de problemas grupales y brindan herramientas de apoyo a la toma de decisiones. Estas incluyen análisis de datos, simulación y análisis cuantitativo y cualitativo.
Características de los sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupos:
De modo general, un sistema de soporte a la toma de decisiones en grupos tiene particularidades como:
- Es sencillo y cómodo en su empleo.
- Brinda dos alternativas: general o específico.
- Incluye, en su mayoría, base de datos, base de modelos y lenguajes de programación.
- La principal función que ha de cumplir es motivar a los integrantes del grupo.
- Es de fácil entendimiento.
- Algunos casos incluyen correos electrónicos y conferencias de audio y videoconferencias mediante la computadora.
- Lo emplean grupos de personas.
Justo como un todo ¿Cómo operan los sistemas de apoyo a la toma de decisiones?
Ahora bien, justo como el engranaje al que hacíamos referencia en el ejemplo de los órganos del cuerpo humano, un sistema de soporte a la toma de decisiones en grupo tiene su forma operativa, valiéndose para ello de elementos como software, hardware y personas.
En el caso del hardware utilizado, por tanto, por un sistema de soporte a la toma de decisiones en grupo, está:
- Un dispositivo de entrada y salida, por ejemplo un teclado y un mouse en caso del primero y un monitor para el segundo.
- Un procesador, por lo general una computadora, para realizar acciones y concebir resultados útiles.
- Monitores individuales para el análisis de los resultados o evaluar las contribuciones de cada miembro del grupo.
- Una línea de comunicación entre los dispositivos de entrada y salida y el procesador.
Respecto al software, un GDSS emplea:
- Una base de datos que almacena disímiles tipos de información originarias de diversas fuentes. Su mayor relevancia está en que permite la búsqueda y consulta de la misma para tomar la decisión más acertada.
- Una base o gestor de modelos que permite elegir entre varias opciones de decisiones.
- Una interfaz sencilla y adaptable.
Entonces ¿qué son los sistemas de trabajo colaborativo asistidos por computadora?
Ahora bien, veamos otro sistema imprescindible para generar buenos resultados en una empresa: los sistemas de trabajo colaborativo asistidos por computadora (CSCW). Estos son sistemas basados en computadora que permiten a grupos de personas que trabajen juntas en un entorno virtual.
Estos sistemas están diseñados para facilitar la comunicación, colaboración y coordinación del trabajo entre múltiples usuarios. Los sistemas de trabajo colaborativo asistidos por computadora proporcionan herramientas para compartir y editar documentos, crear y asignar labores y coordinar y seguir el progreso de proyectos y tareas. También brindan instalaciones para compartir archivos, mantener debates y realizar un seguimiento de los plazos.
Características de los sistemas de trabajo colaborativo asistidos por computadora
- Comunicación entre los miembros del grupo.
- Es interdisciplinario.
- Se comparte la información, así como un espacio de trabajo.
- Facilita la comprensión común del proceso de trabajo.
- Los GroupWare son un tipo de sistema de trabajo colaborativo asistido por computadora.
¿Qué es un GroupWare?
Un GroupWare es una forma de trabajo, sustentado por hardware y software, cuya principal tarea es permitir esfuerzos de cooperación, en aras de alcanzar un aumento productivo en los procesos de una organización donde intervienen una o varias personas.
Además, permite a los individuos que participan en un proceso, que se comuniquen, ordenen y asocien entre sí para aumentar la productividad en la realización de diversas tareas.
¿Cómo funcionan los sistemas de trabajo colaborativo asistidos por computadora?
Lo primero a tener en cuenta es que un sistema de trabajo colaborativo asistido por computadora se encarga de estudiar cómo trabajan en conjunto personas y computadoras para un determinado logro.
Esta área integra varias disciplinas, a saber: psicología, lingüística, ciencias computacionales, sociología y administración. Tal como un GSSD, este sistema también opera con hardware y software. En el caso de este último se respalda en el ya mencionado GroupWare.
Asimismo, y en dependencia de la colaboración, emplea diversos recursos que, en modo general, se resumen en:
- Roomware
- Sistemas de encuentro electrónico
- Videoconferencias
- Post-it
- Blogs
- Flujo de trabajo
- Entre otros
Ventajas de los sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo
Con todo lo expuesto hasta aquí es muy simple encontrar beneficios en el uso de los sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo, en una empresa. Lo más relevante es su contribución para lograr mayor calidad en la toma de decisiones y una mejor comunicación en la empresa.
Por otra parte, mientras economiza en tiempo, es actor importante en el aumento de productividad, descenso de costos, potencialización de recursos y el agrado de clientes y trabajadores.
Entre otras ventajas, además, un GSSD es un sistema equitativo que permite participar a todos los integrantes del grupo y los incentiva respecto al trabajo en conjunto. Asimismo, la calidad y creatividad quedan garantizadas, añadiendo a esto que es posible almacenar mucha más información de la meta alcanzada.
Desventajas de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo
Pues sí, no todo es miel sobre hojuelas. Y he aquí un factor del que siempre hablamos: cambio. Con el ¨reemplazo¨ de las formas tradicionales de trabajo y toma de decisiones por un sistema, puede existir cierto rechazo al cambio. También es necesario crear una cultura de trabajo en equipo para mejor fluidez del sistema.
Ventajas de los sistemas de trabajo colaborativo asistidos por una computadora
Los sistemas de trabajo colaborativo asistidos por una computadora dejan muchos pros con su empleo. Uno de ellos es la reducción de costos para las empresas que recurren a equipos virtuales, además de promover una estructura comunicacional más equitativa y el aumento de la participación del equipo.
Es reconocible también la flexibilidad para que algunos miembros específicos puedan ser partícipes independientemente de su locación geográfica.
Imaginen cuán útil habrá sido para las empresas en los años del Covid-19.
